Integritets- och personuppgiftspolicy

Advokatfirman dNovo Integritets- och personuppgiftspolicy 2019:1

Den här integritetspolicyn beskriver hur Advokatfirman dNovo Göteborg AB, 559074-4818, (nedan benämnt ”dNovo”) behandlar dina personuppgifter. Med benämningarna ”vi”, ”våra”, ”vårt” och ”oss” i denna policy avses dNovo.

Vi är måna om och värnar din integritet. Vi är också skyldiga att se till vi behandlar dina personuppgifter på ett lagligt, korrekt och öppet sätt. Det innebär bland annat att

  • vi inhämtar personuppgifter för de berättigade syften som anges i denna policy, och att vi inte behandlar personuppgifterna på något sätt som är oförenligt med dessa syften,
  • personuppgifter vi behandlar är adekvata, relevanta och nödvändiga för de syften som de samlas in och används för, och,
  • personuppgifter vi behandlar är korrekta och, om nödvändigt, uppdaterade.

När det gäller vår hantering av personuppgifter i konkurser och rekonstruktioner bör du särskilt läsa avsnitt 8 nedan.

1. Ansvarig för behandling av dina personuppgifter

Advokatfirman dNovo Göteborg AB, 559074-4818, är självständigt personuppgiftsansvarig för sin behandling av dina personuppgifter och ansvarar för att sådan behandling sker i enlighet med gällande dataskyddsbestämmelser.

2. Vem vi behandlar personuppgifter om

Vi behandlar personuppgifter om följande kategorier av personer:

Klienter, med vilket avses fysisk person som antingen själva är klienter hos dNovo eller som är företrädare eller kontaktperson för klienter hos dNovo. I detta innefattas även klientrelaterad information, d.v.s. personuppgifter rörande fysisk person som hanteras inom ramen för ärenden inom advokatverksamheten.

Övriga affärskontakter, med vilket avses fysisk person som har kontakt med dNovo. Det kan vara företrädare eller kontaktperson för en eventuell framtida klient eller leverantör, företrädare eller kontaktperson för en samarbetspartner till företrädare eller kontaktperson för en samarbetspartner till dNovo eller som på annat sätt kommer i kontakt med dNovo utan att vara klient.

Besökare, med vilket avses fysisk person som besöker vår webbplats eller kontaktar oss via formulär på vår webbplats.

3. Personuppgifter som vi behandlar om dig

Vi behandlar både uppgifter som du lämnar till oss och som vi samlar in från dig.

Personuppgifter som du lämnar till oss

När du som klient eller företrädare eller kontaktperson för den juridiska personen använder våra tjänster, kontaktar oss via telefon, e-post, laddar ned material från vår hemsida, eller deltar vid våra event behandlar vi de personuppgifter om dig som du lämnar till oss. Personuppgifter som du lämnar till oss och som vi behandlar kan t.ex. vara ditt namn, adress, mobil- och telefonnummer, din epostadress, kopior av identitetshandlingar, uppgifter om kontonummer och andra faktureringsuppgifter och andra uppgifter som behövs för utförandet av vårt uppdrag.

Personuppgifter som vi samlar in från dig

När du besöker vår hemsida och laddar ned material eller prenumererar på vårt nyhetsbrev, kommer vi att samla in personuppgifter om dig. Det kan röra sig om din IP-adress och vilka undersidor du har besökt på vår hemsida. För mer information om de uppgifter som vi samlar in om dig via vår hemsida, se vår cookiepolicy som finns tillgänglig på vår hemsida.

Personuppgifter om dig som vi får från annan

Vi kan även komma att ta emot information och underlag från andra aktörer, såsom samarbetspartners, myndigheter, våra klienter m.fl., både via e-post och genom annan korrespondens som innehåller personuppgifter om tredje part och vi behandlar därför även sådana personuppgifter. Om uppgifterna rör ett ärende i advokatverksamheten omfattas uppgifterna av vår tystnadsplikt som advokater och vi kommer då inte att underrätta dig om att vi har sådana uppgifter. I den utsträckning uppgifterna inte rör ett ärende i advokatverksamheten kommer vi att informera dig om behandlingen som tredje part, om det krävs.

Specifika projekt

Vid vissa specifika klientärenden kan parterna behöva komma överens om ytterligare personuppgiftsbehandling som även kan komma att innefatta behandling av känsliga uppgifter. Det kan aktualiseras i vissa ärenden som t.ex. innefattar arbetsrättsliga ärenden eller genomlysning av bolag (due diligence). Separat information om personuppgiftsbehandlingen vid sådana ärenden kommer att ges och utformas individuellt för varje ärende.

4. På vilken rättslig grund och varför behandlar vi dina personuppgifter

Klienter

För att vi ska kunna åta oss ett uppdrag för dig eller den juridiska person du representerar och för att vi ska kunna genomföra sådant uppdrag och bevaka dina/den juridiska personens intressen, inhämtar och behandlar dNovo personuppgifter om dig. Vi behandlar vidare dina uppgifter för att genomföra obligatoriska jävskontroller, penningtvättskontroller och fakturering för vårt arbete.

Är du, som enskild person (innefattar enskild firma) klient till dNovo är vår lagliga grund för behandling av personuppgifter att den är nödvändig för att vi ska kunna fullgöra vårt avtal med dig, eller för att vidta åtgärder innan vårt avtal ingås. Om du inte lämnar dina uppgifter till oss kan vi inte åta uppdraget.

Är du företrädare eller kontaktperson för en juridisk person som är klient till dNovo eller för annan fysisk person som behandlas inom uppdrag för dNovos advokatverksamhet, är den lagliga grunden för vår behandling av personuppgifter om dig en intresseavvägning, d.v.s. att behandlingen är nödvändig för ett ändamål som rör vårt berättigade intresse av att upprätthålla och fullfölja vårt åtagande i klientrelationer. Om du inte lämnar dina personuppgifter är det inte säkert att vi kan fullgöra våra åtaganden mot den juridiska personen som vi representerar.

dNovo behandlar även ditt namn och dina kontaktuppgifter, såsom din e-postadress, samt uppgift om den juridiska person du representerar, för att erbjuda och marknadsföra våra tjänster till dig och den juridiska personen. Den lagliga grunden för vår behandling av dina personuppgifter är att den är nödvändig för vårt berättigade intresse av att kunna marknadsföra tjänster som vi tror att du, och den juridiska personen representerar, kan vara intresserad av. Vårt intresse av att behandla dina personuppgifter för att skicka erbjudanden till dig går före ditt eventuella intresse av att skydda din personliga integritet mot bakgrund av potentiella fördelar som dessa erbjudanden innebär för den juridiska personen. Du har dock rätt att när som helst invända mot behandling av personuppgifter för direktmarknadsföring.

Vissa personuppgifter kan också behandlas på grund av att dNovo har en rättslig förpliktelse att fullfölja, exempelvis till följd av dNovos bokföringsskyldighet eller andra skyldigheter som åvilar dNovo enligt lag.

Andra affärskontakter

Även för att kunna ingå och hantera avtal med leverantörer och andra affärskontakter inhämtar och behandlar dNovo personuppgifter. Den lagliga grunden för vår behandling av personuppgifter om dig som har enskild firma som är affärspartner till dNovo är att den är nödvändig för att fullgöra vårt avtal med dig eller för att vidta åtgärder innan vårt avtal ingås. Den lagliga grunden för vår behandling av personuppgifter om dig som företräder en juridisk person som är affärspartner till dNovo är en intresseavvägning, d.v.s. att behandlingen är nödvändig för ett ändamål som rör vårt berättigade intresse av att upprätthålla och fullfölja våra åtaganden i relationen.

dNovo behandlar även ditt namn och dina kontaktuppgifter, såsom din e-postadress, samt uppgift om den juridiska person du representerar för att erbjuda och marknadsföra våra tjänster till dig och den juridiska person du representerar. Den lagliga grunden för vår behandling av dina personuppgifter är att den är nödvändig för vårt berättigade intresse av att kunna marknadsföra tjänster som vi tror att den juridiska personen kan vara intresserad av. Vårt intresse av att behandla dina personuppgifter för att skicka erbjudanden till dig går före ditt eventuella intresse av att skydda din personliga integritet mot bakgrund av de potentiella fördelar som dessa erbjudanden innebär för den juridiska personen. Du har dock rätt att när som helst invända mot behandling av personuppgifter för direktmarknadsföring.

Vissa personuppgifter kan också behandlas på grund av att dNovo har en rättslig förpliktelse att fullfölja, exempelvis till följd av dNovos bokföringsskyldighet eller andra skyldigheter som åvilar dNovo enligt lag.

Besökare på vår webbplats

dNovo behandlar information som inhämtas vid ditt besök på vår webbplats, Såsom ditt namn, dina kontaktuppgifter och din e-postadress samt uppgift om den juridiska person du representerar. Syftet är att kvalitetssäkra och utveckla vår verksamhet. Den lagliga grunden för vår behandling av dina personuppgifter är att den är nödvändig för vårt berättigade intresse av att kunna utveckla vår verksamhet och möta dina och den juridiska personens behov. Vårt intresse av att behandla dina personuppgifter för dessa ändamål går före ditt eventuella intresse av att skydda din personliga integritet, bl.a. mot bakgrund av potentiella fördelar som utvecklingen av vår verksamhet innebär för den juridiska personen.

5. Hur länge sparar vi dina personuppgifter

dNovo lagrar inte uppgifter längre än nödvändigt med hänsyn till ändamålen med behandlingen. Vi genomför därför regelbundna gallringar bland lagrade personuppgifter och tar bort de uppgifter som inte längre behövs.

dNovo sparar uppgifter om dig som tillhör kategorin Klient (inklusive konkursärenden och rekonstruktioner) under den tid som följer av advokatsamfundets riktlinjer – vilket för närvarande innebär 10 år från dagen för ärendets slutförande – eller den längre tid som påkallas av ärendets natur. dNovo kan dock komma att lagra uppgifter om fysisk person som är klient eller motpart för att möjliggöra erforderliga jävskontroller i enlighet med advokatsamfundets regelverk.

dNovo sparar uppgifter om dig som tillhör kategorin Andra affärskontakter så länge det finns ett aktivt uppdrag eller avtal. Efter att uppdrag/avtalsförhållandet har upphört sparar dNovo personuppgifterna så länge ett rättsligt anspråk kan göras gällande i anledning av avtalet eller i den mån det är nödvändigt att spara uppgifterna för att följa lagkrav.

dNovo sparar uppgifter om dig som tillhör kategorin Besökare på vår webbplats tills du invänt mot behandlingen av dina personuppgifter dock längst tre år. Invänder du mot behandlingen raderar dNovo dina personuppgifter snarast möjligt.

6. Vem har tillgång till dina personuppgifter

Dina personuppgifter kan komma att lämnas ut till och behandlas av tredje part. Det kan röra sig om koncernbolag, tjänsteleverantörer, andra juridiska rådgivare, revisorer, konsulter, domstolar, myndigheter etc. Exempel på situationer när dina personuppgifter kan komma att överföras till tredje part är när sådan åtgärd krävs med anledning av lag, tvist, myndighetsförfrågan eller -beslut, efter egen begäran alternativt när det krävs för uppfyllelse av ett för dNovo berättigat intresse. dNovo förblir alltjämt personuppgiftsansvarig för de personuppgifter som överlämnas, medan tredje part, beroende på omständigheterna, antingen blir självständigt personuppgiftsansvarig, med dNovo gemensamt personuppgiftsansvarig eller dNovo personuppgiftsbiträde.

7. Hur länge och var sparar vi dina personuppgifter

dNovo kan komma att behandla dina personuppgifter både inom och utanför EU/EES. dNovo kommer och måste vidta nödvändiga åtgärder för att säkerställa att överföringen sker på ett lagligt sätt och uppgifter fortsätter vara skyddade av mottagande parter utanför EU/EES.

dNovo vidtar lämpliga organisatoriska och tekniska åtgärder för att förhindra obehörig eller olaglig behandling och åtkomst, förlust, förstörelse eller skada på personuppgifter, och därigenom säkerställa en lämplig säkerhetsnivå.

dNovo anlitar personuppgiftsbiträden som behandlar samtliga personuppgifter genom dels lagring av data, dels drift av våra system. Personuppgiftsbiträdet kan i vissa fall komma att läsa personuppgifter, för det fall våra IT-system behöver underhåll eller annan teknisk support. Vårt personuppgiftsbiträde lyder under strikt avtalad sekretess.

8. Konkursförvaltning och rekonstruktion

Inledning

dNovo har advokater som åtar sig uppdrag som konkursförvaltare och företagsrekonstruk-tör, och som i den verksamheten beaktar reglerna rörande behandling av personuppgifter.

Konkursförvaltaren särskiljer mellan den behandling av personuppgifter som sker inom ramen för konkursboets verksamhet och den behandling som sker inom dNovos normala verksamhet. Konsekvensen av en sådan uppdelning är att det kan bli fråga om två olika personuppgiftsansvariga i konkursärenden.

Den behandling av personuppgifter som sker inom företagsrekonstruktion ligger inom dNovos normala verksamhet, förutom lönegaranti.

Denna del av personuppgiftspolicyn beskriver hur konkursboet och dNovo behandlar dina personuppgifter. Konkursboet och dNovo kommer i alla lägen se till att personuppgifter behandlas på ett lagenligt och korrekt sätt.

Advokatfirmans normala verksamhet i konkursärenden och i företagsrekonstruktioner

dNovo är personuppgiftsansvarig för dina personuppgifter som konkursförvaltaren behandlar i sin roll som förvaltare, d.v.s. inom ramen för dNovo s normala advokatverksamhet. dNovo ansvarar för att sådan behandling sker i enlighet med gällande dataskyddsbestämmelser.

I konkursärende inhämtar och behandlar dNovo personuppgifter tillhörande dig i syfte att utföra det uppdrag som givits en konkursförvaltare. Behandlingen är nödvändig för att utföra en uppgift av allmänt intresse eller som ett led i den myndighetsutövning som hanteringen av konkursärenden och företagsrekonstruktioner kan innefatta (exempelvis beslut om lönegaranti avseende anställda i ett konkursbolag eller i ett bolag under företagsrekonstruktion).

I uppdrag som företagsrekonstruktör inhämtar och behandlar dNovo personuppgifter tillhörande dig i syfte att utföra det uppdrag som givits en företagsrekonstruktör. Behandlingen är nödvändig för att utföra en uppgift av allmänt intresse eller som ett led i den myndighetsutövning som hanteringen företagsrekonstruktioner kan innefatta (exempelvis beslut om lönegaranti avseende anställda i ett bolag under företagsrekonstruktion).

För övrig personuppgiftsbehandling i konkursärenden och företagsrekonstruktioner hänvisar dNovo till denna policys övriga delar.

Konkursboets verksamhet

Ansvarig för behandlingen av dina personuppgifter

Konkursboet är personuppgiftsansvarig för dina personuppgifter som konkursförvaltaren behandlar inom ramen för konkursboets verksamhet och i egenskap av dess företrädare. Konkursboet ansvarar för att sådan behandling sker i enlighet med gällande dataskyddsbestämmelser.

Vilka personer behandlar konkursboet personuppgifter om?

Konkursboet behandlar personuppgifter om följande kategorier av personer:

  • Ställföreträdare, d.v.s. fysisk person som är företrädare för konkursbolaget,
  • Konkursgäldenär, d.v.s. fysisk person som försatts i konkurs,
  • Borgenär, d.v.s. fysisk person, som själv eller som företrädare för juridisk person, har fordran i konkursen,
  • Gäldenär, d.v.s. fysisk person, som själv eller som företrädare för juridisk person, har skulder till konkursbolaget,
  • Aktieägare, d.v.s. fysisk person som äger aktier i konkursbolaget,
  • Anställda, d.v.s. fysisk person som är anställd i konkursbolaget,
  • Borgensman, d.v.s. fysisk person som har ett borgensåtagande,
  • Leverantör, d.v.s. fysisk person som är företrädare för leverantör till konkursboet, revisorer eller redovisningskonsult, d.v.s. fysisk person som är revisor eller redovisningskonsult
  • Staten, d.v.s. fysisk person som företräder staten, t.ex. kontaktperson på Kronofogdemyndigheten, Skatteverket eller tillsynsmyndigheten,
  • Bank, d.v.s. fysisk person som är företrädare för bank,
  • Tredje part, d.v.s. fysisk person som har egendom i konkursbolaget besittning (ej separationsgods), samt,
  • Familjemedlem, d.v.s. fysisk person som exempelvis är förälder, syskon m.m. till någon part.

Vilka personuppgifter kan konkursboet komma behandla

Konkursbo kan komma behandla följande personuppgifter om dig:

  • Namn,
  • Personnummer,
  • Kontaktuppgifter, såsom adress, e-postadress och telefonnummer,
  • Fastighetsbeteckning,
  • Registreringsnummer för fordon,
  • IP-nummer,
  • Bankuppgifter,
  • Löneuppgifter,
  • Facklig tillhörighet,
  • Hälsouppgifter, samt,
  • Annan för ärendet relevant information som framkommer i det enskilda fallet.

Varför och enligt vilken rättslig grund behandlar konkursboet dina personuppgifter?

För att kunna ingå, hantera och fullfölja avtal med dig som borgenär, gäldenär, leverantör, revisor eller redovisningskonsult, anställd eller bank inhämtar och behandlar konkursboet personuppgifter tillhörande dig. Den lagliga grunden för vår behandling av dina personuppgifter är att den är nödvändig för att fullgöra vårt avtal med dig eller för att vidta åtgärder innan ett sådant avtal ingås. Om du inte lämnar ovan nämnda personuppgifter har vi inte möjlighet att fullgöra våra åtaganden gentemot dig.

Personuppgifter kan behandlas på grund av att konkursboet har en rättslig förpliktelse att fullfölja, exempelvis personuppgifter till följd av konkursboets bokföringsskyldighet eller andra skyldigheter som åvilar oss enligt lag.

I syfte att utföra uppdraget som konkursförvaltare att tillse att konkursboet sköts på ett korrekt sätt och enligt det uppdrag som getts konkursförvaltaren kan personuppgifter komma att behandlas på grund av att behandling är nödvändig för att utföra en uppgift av allmänt intresse. Exempelvis åvilar det konkursförvaltaren, som företrädare för konkursboet, att tillse att borgenärer till konkursbolaget inte blir missgynnade och att fördelning av utdelningsbara medel sker på ett korrekt sätt.

Hur länge sparar konkursboet dina personuppgifter?

Konkursboet lagrar aldrig uppgifter längre än nödvändigt med hänsyn till ändamålen med behandlingen. Vi genomför därför regelbundna gallringar bland lagrade personuppgifter och tar bort de uppgifter som inte längre behövs.

Konkursboet kommer behöva lagra personuppgifterna under en längre period, bland annat för att administrera eventuella garantier, reklamationsfrister, för att följa lagkrav, myndighetsbeslut samt hantera rättsliga krav som kan tänkas riktas mot konkursbolaget och konkursboet. Konkursboet kan komma att spara personuppgifter i upp till 10 år i enlighet med advokatsamfundets riktlinjer.

Vem har tillgång till dina uppgifter?

Dina personuppgifter kan komma att lämnas ut till och behandlas av tredje part. Det kan röra sig om koncernbolag, tjänsteleverantörer, andra juridiska rådgivare, revisorer, konsulter, myndigheter etc. Exempel på situationer när dina personuppgifter kan komma att överföras till tredje part är när sådan åtgärd krävs med anledning av lag, tvist, myndighetsförfrågan eller beslut, efter egen begäran alternativt när det krävs för uppfyllelse av ett för konkursboet berättigat intressen. Konkursboet förblir alltjämt personuppgiftsansvarig för de personuppgifter som överlämnas, medan tredje part beroende på omständigheterna antingen blir självständigt personuppgiftsansvarigt, med konkursboet gemensamt personuppgiftsansvarigt eller konkursboets personuppgiftsbiträde.

Var lagrar konkursboet dina personuppgifter?

dNovo kan komma att behandla dina personuppgifter både inom och utanför EU/EES. dNovo kommer och måste vidta nödvändiga åtgärder för att säkerställa att överföringen sker på ett lagligt sätt och uppgifter fortsätter vara skyddade av de mottagande parterna utanför EU/EES.

Vad har du som registrerad för rättigheter?

Vad som anges i avsnitt 12 nedan gäller även för den situation när konkursboet är personuppgiftsansvarig.

Kontakta konkursboet

Vid frågor eller vid andra önskemål avseende personuppgifter i konkurser vänligen kontakta dNovos kontaktperson avseende personuppgiftshantering, se avsnitt 14 för kontaktuppgifter.

9. Cookies

När du besöker dNovo.com använder vi cookies. Du hittar mer information om hur vi behandlar cookies i vår cookiepolicy.

Notera att om du väljer att inte acceptera cookies kommer du inte att kunna använda alla funktioner på vår webbplats.

10. Profilering

dNovo kan behandla dina personuppgifter genom profilering såsom analys om hur du använder vår webbplats. Du kan, i sådana fall, närsomhelst invända mot behandling av personuppgifter genom profilering. Detta gäller dock inte om sådan behandling är nödvändig för ingående eller fullgörande av avtal med dig eller om sådan behandling är tillåten enligt tillämplig lagstiftning.

11. Användning av epost

dNovo kommer i sin kommunikation i ärendet – såväl med klienten och dennes företrädare och kontaktpersoner som med domstolar, myndigheter och andra med vilka vi enligt punkterna ovan kan behöva överföra personuppgifter till – att använda okrypterad epostkommunikation om inte särskilda skäl föreligger däremot eller om du meddelar att du inte godkänner att okrypterad epostkommunikation används.

12. Vad har du som registrerad för rättigheter?

Rätt till tillgång

Du har rätt att vända dig till dNovo i egenskap av personuppgiftsansvarig och begära tillgång till de personuppgifter som vi behandlar, samt begära information om bland annat ändamålen med behandlingen och vilka som mottagit personuppgifterna. dNovo kommer i egenskap av personuppgiftsansvarig att förse dig med kostnadsfri kopia på de personuppgifter som behandlas. Vid eventuella extra kopior kan dNovo komma att ta ut en administrationsavgift.

Rätt till rättelse

Du har rätt att utan onödigt dröjsmål få dina personuppgifter rättade eller, under vissa förutsättningar begränsade. Om du anser att dNovo behandlar personuppgifter om dig som är felaktiga eller ofullständiga kan du kräva att få dessa rättade eller kompletterade.

Rätt till radering

Du har även rätt att få dina uppgifter raderade bland annat om de inte längre är nödvändiga för ändamålet eller om behandlingen av dem baseras på samtycke och detta har återkallats. Det kan dock finnas lagkrav eller avtalsförhållande som gör att vi inte kan radera dina personuppgifter.

Rätt att invända

Som registrerad har du rätt att när som helst invända mot behandling av dina personuppgifter om den lagliga grunden för behandlingen utgörs av intresseavvägning. Du som registrerad har även rätt att när som helst invända mot behandling av dina personuppgifter om dessa behandlas för direkt marknadsföring.

Rätt till dataportabilitet

Som registrerad har du rätt att få ut de personuppgifter som du tillhandahållit dNovo som personuppgiftsansvarig och har rätt att överföra dessa uppgifter till en annan personuppgiftsansvarig (dataportabilitet). Detta gäller dock under förutsättning att det är tekniskt möjligt och att behandlingen varit nödvändig för fullgörande av avtal.

Rätt att lämna in klagomål

Om du är missnöjd med hur vi behandlat dina personuppgifter ber vi dig att kontakta oss, se våra kontaktuppgifter i avsnitt 14 nedan. Du har även rätt att ge in ett klagomål på vår personuppgiftsbehandling till Integritetsskyddsmyndigheten; imy@imy.se

13. Ändringar av policyn

dNovo förbehåller sig rätten att ändra och uppdatera denna policy. Vid materiella ändringar i policyn eller om befintlig information ska behandlas på annat sätt än vad som anges i policyn, kommer dNovo informera om detta på lämpligt sätt.

14. Kontakta dNovo

Vid frågor eller vid andra önskemål avseende personuppgifter vänligen kontakta oss.

Kontaktuppgifter:

Advokatfirman dNovo Göteborg AB
Västra Hamngatan 12, 411 17 Göteborg
info@dnovolaw.com